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询价采购工作流程
收录时间:2010/12/29  阅读次数:8926

询价采购方式,就是我们通常所说的货比三家。询价采购是《政府采购法》规定的政府采购方式之一,其主要适用于采购的货物规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,它既能满足采购单位的一些数量不多、金额较小、时间要求紧的采购需求,同时也能有效地节约采购过程的成本,对于一些采购规模不大、采购任务相对较少、招标方式难以实施的贫困地区和中小城市的集中采购机构来说,是一种较为常用的政府采购方式。

为了使询价采购能充分体现公开、公平、公正及竞争和效益原则,作为集中采购机构,完整的询价采购过程一般应分为五个阶段进行。

一、询价准备阶段

在这个阶段,应按以下步骤进行:

(一)进行采购项目分析

物资采购中心在受理使用提交的采购项目后,要对使用部门提出的采购项目计划和采购方案,从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析,为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。

(二)制定采购方案,确定采购项目清单

对经分析、论证后的采购方案,物资采购中心要会同使用部门及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析,有必要时,要组织有关方面对使用部门进行现场考察,制定最终的采购方案,确定最后的采购项目清单,明确有关技术要求和商务要求。

(三)编写询价书

物资采购中心要结合项目特点,根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。完整的询价书主要应包括以下内容:

1、询价公告或报价邀请函:包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、询价书售价(如果有的话)、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及联系方式等。

2、采购项目要求:包括使用部门的基本情况、采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同的特殊条款等。

3、报价单位须知:包括询价书的主要内容、项目的实施过程和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成交办法及原则、授予合同的办法等。

4、合同格式:包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及其它商务要求等。

5、报价文件格式:主要包括报价书(或报价函)、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。

(四)询价书的确认

询价书编制完成后,须送使用部门审核和院领导批准,方可正式印制。

(五)邀请供应商

按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式,邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式。

一是公开邀请方式,是指在校园网上发布采购信息,刊登询价公告(或报价邀请函),广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。

二是有限邀请方式,是指在物资采购中心供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商,以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式。

(六)进行资格预审

对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审,主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查,包括基本资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式,可不需进行资格预审。

(七)发出询价书

对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。

(八)成立询价小组

询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价。询价小组一般由使用部门代表、物资采购中心代表、有关专家等三方面人员组成,成员人数为三人以上的单数,其中专家人数应占三分之二以上。

(九)制作评价办法和文件

评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料,包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。

二、询价及评价阶段

在这个阶段,应按以下步骤进行:

(一)公开报价

各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件,报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价,以确保公平竞争。报价文件要求为密封报送,一般不应接受传真或电话报价。报价文件提交后,供应商不得对报价文件进行修改。

物资采购中心应指定专人(二人以上)在报价截止时间前接收的报价文件,并妥善保管,对在截止时间之后递交的报价应拒绝接收。

物资采购中心在报价时间截止后,要举行公开仪式,对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。

公开报价仪式应邀请使用部门代表、供应商代表、纪检代表、有关方面的技术专家参加,询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式。

(二)询价小组审阅报价文件

询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件,主要审查各报价文件的完整性、对采购方案的完全响应性,报价单位资格及资质的符合性等,以判定报价文件的有效性等。

审阅过程中,应确保公平地对待每一份报价文件。

(三)询价小组进行综合评价

询价小组要对各供应商的报价进行综合评价,评价的依据主要是询价书、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等,并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。

在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中,询价小组不得同某一个供应商就其报价进行谈判。

(四)询价小组推荐预成交供应商

询价小组根据综合评价情况,推选预成交供应商名单。

在一般情况下,成交供应商应是符合采购要求、质量和服务相等、且报价最低的供应商。

(五)询价小组出具询价结果报告

询价小组应向物资采购中心出具询价结果报告。询价结果报告主要包括:询价公告(报价邀请函)发出的日期、方式,响应询价及获取询价书的供应商名单,报价及评价日期和地点,询价小组成员及工作人员名单,报价记录,评价方法和标准,报价资格性、符合性审阅情况及报价无效的供应商名单及原因说明,评价记录,综合评价情况,询价小组的确定预成交的建议等。

(六)确定成交供应商

物资采购中心根据询价小组的询价结果报告及其推选的预成交单位名单,依照询价书、评价办法和文件、事先制定的确定成交的原则,确定最终成交的供应商。

(七)签发询价结果通知书

物资采购中心向成交供应商签发询价结果通知书(成交通知书),并将评价结果通知所有参与报价的供应商。

询价结果通知书(成交通知书)还要同时抄送使用部门。

(八)签订采购合同

物资采购中心应在询价书规定的时间内会同使用部门、成交供应商进行技术和商务交流,协商签订采购合同。

采购合同的协商及签订,应在公开、公平、公正和诚实、信用、互利的原则下进行,并应严格遵守国家的有关法律、法规及政府采购制度的相关规定。

采购合同的协商和签订应严格依照询价书、供方报价书文件等有关内容进行,不得违背询价结果和成交价格。

三、项目实施阶段

项目实施阶段,即合同履行阶段。供需双方按照已生效的采购合同,履行各自的责任和义务;合同履行过程中,一般不得变更,如需变更,供需双方应按合同有关条款协商解决,对涉及重大事项的变更,应签定书面补充协议。

四、项目验收阶段

全部项目完工后,为了检验采购成果和供应商履约情况,应组织对项目完成情况进行总体验收。验收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准(验收依据和标准应事先在合同中规定)。

完工验收一般应由物资采购中心和使用部门负责组织;对较大的或比较复杂的一些项目,应由物资采购中心组成项目验收小组,由验收小组进行验收。

项目经验收合格的,使用部门或验收小组应出具项目完工验收报告,验收报告上应有验收小组成员的共同签字,并加盖有关部门公章。验收报告一经形成,即产生效力,对供需双方均有共同约束力;经验收不合格的,应由供方限期改正,经改正合格且具备验收条件后再由验收小组组织验收。

五、采购结算和采购文件整理阶段

(一)采购结算

项目验收结束后,由物资采购中心依据验收报告,按照采购合同规定的付款条件及付款方式,办理合同款项支付手续。

(二)采购文件的整理

物资采购中心按照《政府采购法》对采购文件管理的有关规定,整理询价采购整个过程的文件、资料,归集采购档案。

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